Recruitment campagne opzetten: zo pak je het stap voor stap aan

Een recruitment campagne is wat je doet wanneer een vacature plaatsen en afwachten niet genoeg is. Je hebt een functie die al weken openstaat, of je moet in korte tijd tien mensen aannemen voor een nieuwe locatie. Dan wil je niet hopen dat de juiste mensen je vacature vinden, je wilt ze actief opzoeken.

In dit stappenplan zetten we een campagne op van begin tot eind. We gebruiken als voorbeeld een zorgorganisatie met drie locaties die verpleegkundigen zoekt voor de avond- en weekenddiensten. Vervang het voorbeeld door jouw situatie en loop de stappen langs.

Wat maakt een recruitment campagne anders dan een vacature plaatsen?

Een vacature plaatsen is passief. Een campagne is actief en tijdelijk: je bepaalt vooraf wat je wilt bereiken, bij wie, via welke kanalen en met welk budget. Je meet tussentijds en je past aan. Een campagne is daarmee de praktische uitvoering van recruitment marketing, waar je het bredere kader vindt.

Wil je juist bouwen aan je merk als werkgever in plaats van aan een specifieke vacature? Dan is een employer branding campagne de betere keuze. Die richt zich op naamsbekendheid en imago op de lange termijn.

Een recruitment campagne opzetten in 7 stappen

Hieronder lopen we de zeven stappen langs. Neem ze in deze volgorde: de verleiding is groot om direct bij de kanalen te beginnen, maar zonder doel en doelgroep weet je niet waar je op moet sturen.

Stap 1: Stel een concreet doel

"Meer sollicitaties" is geen doel. Formuleer iets wat je kunt meten en waarvan je na afloop weet of het gelukt is. Bijvoorbeeld: "Binnen zes weken vier verpleegkundigen aannemen voor de avonddiensten in onze locatie in het oosten."

Reken vervolgens terug. Hoeveel gesprekken heb je ongeveer nodig voor vier aannames? Hoeveel sollicitaties voor die gesprekken? Gebruik je eigen ervaringscijfers van eerdere vacatures. Zo weet je hoeveel instroom je campagne moet opleveren en kun je tussentijds zien of je op koers ligt.

Stap 2: Beschrijf je doelgroep

Hoe concreter, hoe beter. Een goede doelgroepomschrijving gaat verder dan opleiding en ervaring:

• Waar wonen deze mensen, en hoe ver willen ze reizen?
• Werken ze al, en zo ja waar? Wat frustreert ze daar?
• Wat is voor hen belangrijk: roosterzekerheid, collega's, ontwikkeling, salaris?
• Welke kanalen gebruiken ze, en op welke momenten?

In ons voorbeeld: verpleegkundigen in een straal van twintig minuten reizen, vaak met een gezin, voor wie een voorspelbaar rooster zwaarder weegt dan een hoger uurloon. Heb je al persona's uit je recruitment strategie? Gebruik die.

Stap 3: Bepaal je boodschap

Je boodschap is het antwoord op de vraag: waarom zou deze persoon bij jullie willen werken, en waarom nu? Kies één kernbelofte die past bij je doelgroep en die je kunt waarmaken. In ons voorbeeld: "Je rooster staat zes weken vooruit vast, en daar wordt niet aan getornd."

Houd de boodschap per kanaal consistent, maar varieer de vorm. Gebruik concrete feiten in plaats van algemene termen als "dynamisch" of "uitdagend". Je employee value proposition is de bron waaruit je put.

Stap 4: Kies je kanalen

Kies kanalen op basis van je doelgroep, niet op basis van gewoonte. De meest gebruikte opties:

• LinkedIn: goed voor kantoorfuncties, specialisten en leidinggevenden. Organisch via medewerkers, of met betaalde advertenties.
• Meta (Facebook en Instagram): breed bereik en targeting op regio, vaak sterk voor zorg, horeca, retail, logistiek en techniek.
• Indeed: bereikt mensen die actief zoeken. Hoge intentie, wel veel concurrentie.
• Google Jobs: gratis, mits je vacature de juiste gestructureerde data heeft. Zie Google Jobs: zo word je gevonden.
• Referral: vraag je eigen medewerkers om de vacature te delen. Geef ze een kant-en-klare tekst en afbeelding, en maak duidelijk of er een bonus tegenover staat.

Begin liever met twee of drie kanalen die je goed doet dan met zes die je half doet. Verdeel je budget niet vooraf gelijkmatig, maar houd ruimte om te verschuiven.

Stap 5: Maak creatives die opvallen

Je advertentie concurreert met vakantiefoto's en nieuws. Wat werkt:

• Echte foto's of korte video's van het team, liefst op de werkvloer.
• Eén heldere boodschap per beeld, leesbaar op een kleine telefoon.
• De functietitel en de plaats direct zichtbaar.
• Een duidelijke volgende stap: "Bekijk de vacature" of "Solliciteer in twee minuten".

Maak twee of drie varianten, bijvoorbeeld met een andere foto of kop, zodat je kunt testen wat beter werkt. Geen filmploeg nodig: lees hoe je video maakt zonder filmploeg.

Stap 6: Zorg voor een sterke landingspagina

Dit is de stap die het vaakst wordt overgeslagen, en de duurste fout. Al je advertentiebudget is verspild als mensen landen op een saaie tekst of een formulier dat op mobiel niet werkt. Je vacature moet de belofte uit je advertentie waarmaken en het solliciteren makkelijk maken.

Check je vacature op:

• Een kop en eerste alinea die aansluiten op de advertentie.
• Concrete informatie over werk, team, rooster en salaris.
• Beeld: wie zijn je collega's en hoe ziet een dag eruit?
• Een kort sollicitatieformulier, met cv-upload in plaats van alles overtypen.

Stap 7: Meet met campagnelinks en stuur bij

Geef elk kanaal en elke variant een eigen trackbare link. Dan zie je niet alleen hoeveel clicks iets oplevert, maar ook hoeveel sollicitaties. Dat is het cijfer dat telt.

Kijk na de eerste week naar:

1. 1CTR per kanaal: komt je advertentie aan? Lage CTR betekent vaak dat je beeld of boodschap niet past.
2. 2Conversie van bezoek naar sollicitatie: lage conversie wijst op je vacature of formulier, niet op het kanaal.
3. 3Kwaliteit van sollicitanten: veel sollicitaties maar weinig geschikt? Scherp je targeting of je boodschap aan.

Pauzeer wat niet werkt en verschuif budget naar wat wel werkt. Herhaal dat elke week tot het einde van de campagne. En reageer snel op sollicitanten: een goede campagne verliest zijn waarde als kandidaten een week op antwoord wachten.

Veelgemaakte fouten bij een recruitment campagne

Sommige fouten kosten je vooral geld, andere vooral kandidaten. Deze komen het vaakst voor:

• Beginnen bij het kanaal. "We moeten iets met TikTok" is geen strategie. Begin bij doel en doelgroep, dan volgen de kanalen vanzelf.
• Een generieke boodschap. Teksten als "een leuk team en goede arbeidsvoorwaarden" vallen weg tussen alle andere advertenties. Wees specifiek en eerlijk.
• Alleen naar clicks kijken. Clicks zijn makkelijk te kopen. Het gaat om sollicitaties, gesprekken en uiteindelijk aannames.
• Te vroeg of te laat bijsturen. Na twee dagen heb je te weinig data om conclusies te trekken. Na vier weken niets doen is zonde van je budget. Eén keer per week evalueren is een goed ritme.
• De opvolging vergeten. Wie dagen moet wachten op een reactie, haakt af of kiest voor een andere werkgever. Spreek vooraf af wie sollicitaties oppakt en binnen hoeveel tijd.
• De eigen medewerkers overslaan. Collega's die de vacature delen, bereiken mensen die je met advertenties niet vindt, en hun aanbeveling weegt zwaarder dan welke advertentie ook.

Na afloop: evalueer en leg vast

Leg na de campagne vast wat werkte: welke kanalen, welke beelden, welke boodschap, en wat een aanname uiteindelijk kostte. Bij de volgende campagne begin je dan niet bij nul. Vraag ook de nieuwe medewerkers waar ze je vacature zagen en wat de doorslag gaf. Dat levert soms inzichten op die je in geen enkel dashboard terugvindt, zoals een collega die de vacature in een appgroep deelde.

Bewaar ook de sollicitanten die net niet pasten, met hun toestemming. Voor de volgende vacature heb je dan al een kleine groep mensen die jullie kennen. Deze kennis over individuele vacatures is ook de kern van jobmarketing.

Zo helpt Employeur bij je campagne

Met Employeur maak je de landingspagina zelf: een interactieve vacature met video, het team en een kort sollicitatieformulier met cv-upload. Je krijgt deelafbeeldingen voor LinkedIn en Instagram en de vacature staat klaar voor Google Jobs. Op een werken-bij-site gebruik je campagnes met trackbare links en zie je per kanaal weergaven, clicks en CTR. Het advertentiebudget zelf regel je bij LinkedIn, Meta of Indeed.