Candidate experience begint bij je sollicitatieformulier

Stel je voor: iemand heeft je vacature gelezen, de video bekeken, het team gezien en denkt: dit is het. Ze klikt op solliciteren. En dan verschijnt er een formulier met achttien velden, een verplicht account en de vraag om haar hele werkervaring nog een keer over te typen, terwijl die gewoon in haar cv staat.

Grote kans dat ze het tabblad sluit. Niet omdat ze de baan niet wil, maar omdat het nu even niet uitkomt. Ze zit in de trein, ze heeft haar cv niet bij de hand, ze doet het "straks wel". En straks komt vaak nooit.

Het formulier is onderdeel van je verhaal

We praten veel over employer branding in vacatureteksten, video's en werken-bij-sites. Maar het sollicitatieformulier is het moment waarop je belofte getest wordt. Zeg je dat jullie een warme, menselijke organisatie zijn? Dan moet het formulier ook zo voelen.

In de gesprekken die we met klanten voeren, horen we vaak hetzelfde: het formulier is ooit door iemand ingericht, en daarna heeft niemand er meer naar gekeken. Terwijl het misschien wel de belangrijkste pagina van je hele werving is.

Vraag alleen wat je echt nodig hebt

Het eerste gesprek is er om elkaar te leren kennen. Voor dat gesprek heb je eigenlijk maar een paar dingen nodig:

• Een naam.
• Een manier om contact op te nemen: e-mail of telefoon.
• Iets om een indruk te krijgen: een cv of een LinkedIn-profiel.

Al het andere kan later. Een motivatiebrief? Mooi als iemand die wil schrijven, maar maak hem optioneel. Sommige van de beste kandidaten zijn nu eenmaal geen schrijvers.

Elke extra vraag in je formulier is een extra reden om te stoppen. Vraag jezelf per veld af: heb ik dit nodig voor het eerste gesprek?

Laat mensen kiezen hoe ze reageren

Niet iedereen heeft een actueel cv klaarstaan. Wie al jaren bij dezelfde werkgever werkt, heeft misschien alleen een verouderd Word-bestand. Een LinkedIn-profiel is dan een prima alternatief, en vaak actueler.

En niet iedereen wil meteen solliciteren. Sommige mensen hebben eerst een vraag: over de uren, over parttime werken, over hoe het team eruitziet. Geef ze die ruimte. Een telefoonnummer of e-mailadres van een echte persoon verlaagt de drempel enorm.

Denk mobiel

Een groot deel van je kandidaten bekijkt je vacature op een telefoon. In de pauze, op de bank, onderweg. Test je formulier daarom zelf op je telefoon:

1. 1Kun je alle velden goed aantikken?
2. 2Kun je een bestand uploaden vanuit je telefoon of cloudopslag?
3. 3Is duidelijk wat verplicht is en wat niet?
4. 4Weet je na het versturen wat er nu gaat gebeuren?

Dat laatste wordt vaak vergeten. Een simpele bevestiging, "bedankt, we nemen binnen een week contact met je op", haalt veel onzekerheid weg.

Hoe wij het in Employeur hebben ingericht

Toen we de module Sollicitatieformulier bouwden, hebben we deze lessen als uitgangspunt genomen. Het formulier vraagt standaard om de basis: naam, contactgegevens, een cv (PDF, DOC of DOCX) of een LinkedIn-profiel. Een motivatie is optioneel. En er is een privacyvinkje, omdat kandidaten moeten weten wat je met hun gegevens doet.

Daarnaast heeft het formulier een tweede tabblad: Neem contact op. Daar zien kandidaten het e-mailadres en telefoonnummer dat je in de module invult. Voor iedereen die eerst even wil bellen voordat ze de sprong wagen.

Na het versturen begint het pas

Een goed formulier is stap één. Daarna telt vooral snelheid. Kandidaten solliciteren vaak op meerdere plekken tegelijk. Wie snel en persoonlijk reageert, maakt een blijvende indruk. Ook als het uiteindelijk geen match wordt.

Een paar gewoontes die we bij onze klanten goed zien werken:

• Bekijk nieuwe reacties dagelijks. Even vijf minuten aan het begin van de dag is genoeg.
• Laat binnen een paar dagen iets horen. Ook als het antwoord nog "we komen erop terug" is.
• Wijs persoonlijk af. Een korte, eerlijke boodschap wordt meer gewaardeerd dan een standaardmail, en al helemaal meer dan stilte.

Kijk er eens met frisse ogen naar

Probeer deze week zelf eens te solliciteren op een van je eigen vacatures. Op je telefoon, zonder cv bij de hand. Hoe voelt het? Waar twijfel je? Waar zou je afhaken?

Je leert er meer van dan van welk rapport ook. En vaak zijn de verbeteringen klein: een veld minder, een zin uitleg erbij, een telefoonnummer toegevoegd. Kleine dingen, die voor de persoon aan de andere kant het verschil maken.