Uitdiensttreding: wat je als werkgever moet regelen

Uitdiensttreding is voor de meeste werkgevers geen dagelijkse kost, en dus is het makkelijk om iets over het hoofd te zien. Een opzegtermijn die verkeerd wordt berekend, een vergeten aanzegging of een eindafrekening zonder vakantiedagen: het zijn kleine fouten met soms vervelende gevolgen.

In deze gids zetten we de hoofdlijnen van een uitdiensttreding in Nederland op een rij. Belangrijk vooraf: dit is een algemeen overzicht, geen juridisch advies. Veel regels kunnen in een cao of arbeidscontract anders zijn afgesproken. Check altijd die afspraken en schakel bij twijfel, en zeker bij ontslag op initiatief van de werkgever, een arbeidsrechtjurist in. De actuele regels vind je ook bij de Rijksoverheid en het UWV.

Voor het menselijke deel van een vertrek, zoals kennisoverdracht, het exitgesprek en het afscheid, lees je onze checklist over offboarding.

De drie routes van uitdiensttreding

Een arbeidsovereenkomst kan grofweg op drie manieren eindigen:

1. 1De werknemer zegt zelf op.
2. 2De werkgever beëindigt het contract.
3. 3Een tijdelijk contract loopt af op de afgesproken einddatum.

Elke route heeft eigen regels. We lopen ze hieronder langs.

Opzegging door de werknemer

Een werknemer met een vast contract mag altijd opzeggen, zonder reden. De wettelijke opzegtermijn voor de werknemer is in principe één maand. In het contract of de cao kan een andere termijn zijn afgesproken. Wordt de termijn voor de werknemer schriftelijk verlengd, dan geldt er een wettelijk maximum en moet de termijn voor de werkgever in de regel minstens het dubbele zijn. Opzegging gebeurt volgens de wet tegen het einde van de maand, tenzij anders is afgesproken.

Bij een tijdelijk contract kan een werknemer alleen tussentijds opzeggen als dat in het contract is afgesproken. Tijdens een geldige proeftijd kunnen beide partijen het contract direct beëindigen, zonder opzegtermijn.

Een voorbeeld: een monteur bij een installatiebedrijf met 40 medewerkers zegt op 10 maart op, met een opzegtermijn van één maand en zonder afwijkende afspraken. De opzegtermijn loopt dan tot het einde van april, omdat er wordt opgezegd tegen het einde van de maand. Je kunt in onderling overleg altijd een andere datum afspreken, maar leg dat dan wel vast.

Wat je als werkgever doet:

• Bevestig de opzegging schriftelijk, met de laatste werkdag erin.
• Controleer of de opzegtermijn klopt met het contract en de cao.
• Maak afspraken over het opnemen van resterende vakantiedagen.
• Bekijk of er een concurrentie- of relatiebeding in het contract staat.

Zegt de werknemer zelf op, dan is er in de regel geen recht op een transitievergoeding. Een uitzondering geldt als de opzegging het gevolg is van ernstig verwijtbaar handelen van de werkgever.

Beëindiging door de werkgever

Een werkgever kan een vast contract niet zomaar opzeggen. Er is een redelijke grond nodig, en de route hangt af van die grond:

• Via het UWV: bij bedrijfseconomische redenen, zoals een reorganisatie, of bij langdurige arbeidsongeschiktheid (in de regel na twee jaar ziekte). Het UWV geeft toestemming om op te zeggen.
• Via de kantonrechter: bij redenen die in de persoon liggen, zoals disfunctioneren, een verstoorde arbeidsverhouding of verwijtbaar handelen. De rechter ontbindt de overeenkomst als de grond voldoende onderbouwd is.
• Met wederzijds goedvinden: werkgever en werknemer spreken samen het einde af in een vaststellingsovereenkomst. Dit is in de praktijk een veelgebruikte route. De werknemer heeft na ondertekening een wettelijke bedenktermijn van twee weken (drie weken als die termijn niet in de overeenkomst wordt genoemd).

De opzegtermijn voor de werkgever hangt af van de duur van het dienstverband, oplopend van één tot vier maanden. Bij een UWV-procedure mag de proceduretijd er onder voorwaarden van af. Let ook op opzegverboden, bijvoorbeeld tijdens ziekte of zwangerschap. Dit is een terrein waar je echt advies wilt van een jurist voordat je iets doet.

Ontslag op staande voet en opzegging tijdens een geldige proeftijd zijn uitzonderingen met eigen, strikte regels.

Een tijdelijk contract dat afloopt

Een tijdelijk contract eindigt van rechtswege op de afgesproken datum. Opzeggen is niet nodig. Wel geldt voor contracten van zes maanden of langer de aanzegplicht: je laat de werknemer uiterlijk één maand voor het einde schriftelijk weten of het contract wordt verlengd, en zo ja, onder welke voorwaarden.

Vergeet je dat, of doe je het te laat, dan kan de werknemer een aanzegvergoeding claimen van maximaal één maandsalaris (naar rato bij te late aanzegging). Zet de einddatum van tijdelijke contracten daarom ruim van tevoren in je agenda.

Houd daarnaast rekening met de ketenregeling: na een bepaald aantal contracten of een bepaalde totale duur ontstaat automatisch een vast contract. De precieze regels kunnen per cao verschillen.

De transitievergoeding

De transitievergoeding is een wettelijke vergoeding bij ontslag op initiatief van de werkgever. In hoofdlijnen:

• Een werknemer heeft er vanaf de eerste werkdag recht op, ook met een tijdelijk contract.
• Ze geldt bij ontslag via UWV of kantonrechter, en ook als de werkgever een tijdelijk contract niet verlengt.
• De hoogte is in het algemeen een derde maandsalaris per dienstjaar, naar rato berekend over de werkelijke duur van het dienstverband.
• Er geldt een wettelijk maximumbedrag dat jaarlijks wordt aangepast. Check het actuele bedrag bij de Rijksoverheid.
• Er is in de regel geen recht bij opzegging door de werknemer zelf, of bij ernstig verwijtbaar handelen van de werknemer.

Bij een vaststellingsovereenkomst is de transitievergoeding niet wettelijk verplicht, maar wordt er in de praktijk vaak een vergoeding afgesproken. Het UWV en de Rijksoverheid hebben rekenhulpmiddelen om de hoogte te bepalen.

Voor het maandsalaris tellen niet alleen het brutoloon mee, maar in de regel ook vaste looncomponenten zoals vakantiegeld en vaste toeslagen. Sommige cao's hebben eigen afspraken, bijvoorbeeld over een sociaal plan bij reorganisaties. Kijk daar dus altijd eerst naar.

De eindafrekening

Bij elke uitdiensttreding hoort een eindafrekening via de loonadministratie. Denk aan:

• het laatste salaris tot en met de laatste werkdag;
• het opgebouwde, nog niet uitbetaalde vakantiegeld;
• niet-opgenomen vakantiedagen: die moet je bij het einde van het dienstverband uitbetalen;
• eventuele overuren, bonussen of andere regelingen uit contract of cao;
• verrekening van openstaande voorschotten of studiekosten, als dat schriftelijk is afgesproken.

Geef de werknemer een duidelijke laatste loonstrook, en zorg dat ook de jaaropgaaf later volgt.

Getuigschrift en administratie

Een werknemer heeft bij het einde van het dienstverband recht op een getuigschrift, als hij daarom vraagt. Daarin staan in ieder geval de functie, de periode van het dienstverband en, op verzoek, een oordeel over het functioneren en de reden van vertrek. Het moet kosteloos worden verstrekt. In de praktijk vragen veel mensen eerder om een referentie, maar het recht op een getuigschrift blijft bestaan.

Rond verder de administratie af:

• afmelding in de loonadministratie en bij de pensioenuitvoerder;
• inname van bedrijfsmiddelen en intrekken van toegang (zie offboarding);
• bewaren van personeelsgegevens niet langer dan nodig, volgens de geldende bewaartermijnen.

Na de uitdiensttreding: vooruit kijken

Elke uitdiensttreding betekent ook een openstaande plek. Hoe eerder je weet dat iemand vertrekt, hoe meer tijd je hebt om een opvolger te vinden. Begin met werving en selectie zodra het vertrek vaststaat, zeker in sectoren met een personeelstekort. Gebruik wat je in het exitgesprek hebt geleerd om je vacature eerlijker te maken. Met een losse vacature van Employeur heb je binnen een middag een interactieve vacature online die je via je eigen kanalen en Google Jobs kunt verspreiden.