Preboarding: de checklist voor de periode vóór dag één

Preboarding is de periode tussen "ja, ik kom" en de eerste werkdag. Voor jou als werkgever voelt dat soms als een rustige tussenfase: de vacature is vervuld, het contract is binnen. Voor de nieuwe medewerker is het allesbehalve rustig. Ze zegt haar huidige baan op, neemt afscheid van collega's, krijgt misschien nog een tegenbod en vraagt zich af of ze de goede keuze heeft gemaakt.

Wie in die weken niets van zich laat horen, laat ruimte voor twijfel. Met goede preboarding vul je die ruimte met vertrouwen. Het is de eerste fase van je onboarding, en misschien wel de meest onderschatte.

Waarom preboarding ertoe doet

Er zijn drie goede redenen om preboarding serieus te nemen.

Je voorkomt dat iemand afhaakt. Het komt voor dat een kandidaat na het tekenen toch niet begint. Een tegenbod van de huidige werkgever, een ander aanbod dat nog binnenkwam, of gewoon twijfel. Op een krappe arbeidsmarkt hebben goede mensen keuze. Regelmatig, persoonlijk contact maakt het lastiger om je af te schrijven.

De eerste dag wordt beter. Als iemand al weet waar ze moet zijn, wie haar opvangt en wat er die dag gebeurt, kan ze zich op de mensen en het werk richten in plaats van op de zenuwen.

Je werkgeversbelofte blijft geloofwaardig. Tijdens de werving heb je laten zien wie je bent: in je vacature, op je werken-bij-site, in de gesprekken. Preboarding is het eerste moment na de werving waarop iemand toetst of dat klopt. Een warm welkom past bij een goed werkgeversmerk; een maand stilte niet.

Tot slot is preboarding een cadeautje voor jezelf. Wat je in deze weken regelt, hoef je op de eerste dag niet meer te doen. De leidinggevende en de buddy kunnen zich dan richten op het belangrijkste: de nieuwe collega leren kennen en haar op weg helpen. Een goede voorbereiding kost een paar uur verspreid over een paar weken, en scheelt een hoop gedoe op het moment dat het er echt toe doet.

Wat stuur je en wanneer?

Een eenvoudig ritme werkt het best. Pas de timing aan op de lengte van de periode tot de start.

Binnen een paar dagen na het tekenen

Stuur een persoonlijk welkomstbericht, bij voorkeur van de toekomstige leidinggevende zelf. Geen standaardmail van HR, maar een paar zinnen die laten merken dat je blij bent. Een kort welkomstvideootje van het team, opgenomen met een telefoon, werkt vaak nog beter. Het hoeft niet gepolijst te zijn; echt is genoeg.

Een paar weken voor de start

Stuur de praktische informatie:

• startdatum, tijd en adres, en waar je je meldt;
• wie je opvangt op de eerste dag;
• parkeren, openbaar vervoer of fietsenstalling;
• wat je meeneemt (identiteitsbewijs, bankgegevens als die nog nodig zijn);
• dresscode, als die er is;
• een globaal programma voor de eerste dag of week.

Zorg dat de administratie op tijd rond is, zodat de eerste dag niet opgaat aan formulieren.

In de week voor de start

Een kort belletje van de leidinggevende of buddy: "We zien je maandag, heb je nog vragen?" Dat kost vijf minuten en neemt veel spanning weg.

Het team voorstellen

Niets maakt een nieuwe plek zo snel vertrouwd als bekende gezichten. Opties die goed werken:

• een overzicht met foto's, namen en een zin per collega over wat ze doen;
• een uitnodiging voor een teamlunch, borrel of uitje dat al gepland stond;
• een kennismaking met de buddy, live of via een videogesprek;
• een berichtje van een paar collega's die zich alvast voorstellen.

Let op: een uitnodiging is iets anders dan een verplichting. Het contract is nog niet ingegaan en de nieuwe medewerker werkt misschien nog bij haar huidige werkgever. Laat duidelijk merken dat ze welkom is, maar dat het geen probleem is als het niet uitkomt.

Praktische zaken op orde

Achter de schermen moet het nodige geregeld zijn. Maak één persoon eindverantwoordelijk, zodat niets tussen wal en schip valt:

• contract getekend en verwerkt in de loonadministratie;
• laptop, telefoon en andere middelen besteld en ingericht;
• accounts, e-mailadres en toegang tot systemen aangemaakt;
• toegangspas of sleutel klaar;
• werkplek ingericht;
• team en andere betrokkenen geïnformeerd over de komst;
• buddy aangewezen en gebrieft;
• programma voor de eerste dag en week opgesteld.

Een laptop die op dag één nog niet werkt, is een klein probleem met een groot signaal: we waren niet op je voorbereid.

Wat je beter niet doet

• Werk laten doen vóór de startdatum. Een document om alvast te lezen is prima als het vrijblijvend is. Iemand onbetaald laten meewerken of verplichte trainingen laten volgen niet.
• Overladen met informatie. Een dik handboek of tien inlogs vóór de eerste dag zorgt eerder voor stress dan voor betrokkenheid.
• Alles automatiseren. Een reeks geautomatiseerde mails is beter dan niets, maar persoonlijk contact maakt het verschil.
• Pas een week van tevoren beginnen. Bij een opzegtermijn van een of twee maanden is dat veel te laat.

Preboarding afstemmen op de situatie

Niet elke nieuwe medewerker heeft dezelfde preboarding nodig. Een paar situaties waar je rekening mee houdt:

Lange opzegtermijn

Begint iemand pas over twee of drie maanden, dan is de kans op twijfel groter. Plan dan een paar contactmomenten verspreid over die periode: een berichtje na een maand, een uitnodiging voor een teamactiviteit, een update over wat er in het team speelt. Zo blijft de band warm zonder dat het opdringerig wordt.

Starters en schoolverlaters

Voor iemand die net van school komt, is een eerste baan spannend. Wees extra concreet over praktische zaken: hoe laat begin je, wat trek je aan, hoe werkt een loonstrook, wie is je aanspreekpunt. Wat voor een ervaren professional vanzelfsprekend is, is dat voor een starter niet.

Verhuizing of zij-instroom

Verhuist iemand voor de baan, of komt iemand uit een heel ander vak? Dan zijn de vragen breder. Denk aan tips over de regio, of een eerste kennismaking met de opleiding of het leertraject dat bij een zij-instroom hoort. Hoe beter je weet wie er komt, hoe beter je preboarding aansluit.

Meerdere starters tegelijk

Neem je meerdere mensen tegelijk aan, bijvoorbeeld voor een nieuwe locatie of seizoenswerk? Breng ze dan alvast met elkaar in contact. Een gezamenlijke startdag of een groepsapp zorgt dat niemand zich de enige nieuwe voelt.

Afhaken voorkomen

Ondanks alles komt het voor dat iemand na het tekenen toch twijfelt. Signalen zijn bijvoorbeeld trage reacties, vragen die opeens weer over het salaris gaan of een afwachtende toon. Bel dan gewoon en vraag hoe het gaat. Vaak is er een concrete zorg die je kunt wegnemen.

Ook belangrijk: zorg dat er in de werving geen dingen beloofd zijn die je niet kunt waarmaken. Een nieuwe medewerker die tijdens de preboarding ontdekt dat het rooster of de reistijd toch anders is dan gedacht, haakt sneller af dan iemand die het vanaf het begin eerlijk wist.

Zo helpt Employeur

Employeur heeft geen preboardingmodule; wij richten ons op werving en employer branding. Maar je kunt prima hergebruiken wat je al gemaakt hebt. De teamfoto's, de video en het blok "een dag bij ons" uit je interactieve vacature zijn ook ideaal om in je welkomstbericht mee te sturen. De nieuwe collega ziet dan nog eens waarvoor ze gekozen heeft. En de verhalen van collega's op je werken-bij-site helpen om het team alvast te leren kennen. Kijk verder bij onboarding voor de fases na dag één, en bij employee value proposition voor wat je in je werving belooft.